Dumaco: “Sigma komt regelmatig met tips of advies. Dat beschouw ik echt als meerwaarde”

Manon is verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie bij Dumaco in Oss. Bij dit metaalbewerkingsbedrijf werken ongeveer 110 medewerkers en 30 flexkrachten. Het bedrijf produceert halffabricaten voor onder andere de food- en automotive industrie. Vaak van RVS, maar daarnaast wordt ook gewerkt met staal en aluminium. “De meeste van onze medewerkers zijn echte techneuten. Gelukkig valt het verloop enorm mee”, aldus Manon.

Meedenken

De samenwerking met Sigma Personeelsdiensten gaat nu het derde jaar in en nog steeds ziet ze dat er uitbreidingen mogelijk zijn. “Het is fijn dat er veel vrijwel automatisch geregeld wordt vanuit Sigma Personeelsdiensten. In Nmbrs zitten zoveel mogelijkheden, dat je daar steeds verder in kunt gaan. Daarover spreek ik regelmatig met Ramon. Hij communiceert goed en legt alles heel duidelijk uit. En hij denkt mee, óók belangrijk. Regelmatig komt hij met tips of advies: je zou het ook zo of zo kunnen doen. Dat beschouw ik echt als meerwaarde.”

Efficiënt onboarden van nieuwe medewerkers

Over Hubbae is Manon erg enthousiast. Ze deed mee in de pilot om hier als één van de eerste gebruikers ervaring mee op te doen. “Ik vind het heel fijn werken bij de onboarding van nieuwe medewerkers. De kans op fouten wordt fors kleiner en het werkt een stuk sneller. Logisch, wat voorheen schriftelijk aan mij werd doorgegeven, moest ik vervolgens weer overnemen en verwerken. Al die stappen kostten tijd en waren foutgevoelig. Nu stuur ik een link naar een nieuwe medewerker. Die kan vervolgens alles digitaal invullen en documenten uploaden zoals zijn ID-bewijs, loonheffingsverklaring en diploma’s.”

Belangrijke signaleringen

Manon vertelt dat ze bij Dumaco ook veel gebruikmaken van de signaleringsmogelijkheden binnen Sigma HRM Online. “Voorbeelden? Dat zijn er heel wat! We gebruiken onder andere signaleringen voor proeftijd, verjaardagen, jubilea, verzuimmeldingen en 12 maanden periode van oproepkrachten. Het werkt heel prettig. Vaak gaat zo’n melding ook naar de leidinggevende. Het is belangrijk dat hij weet wanneer iemand jarig is of wanneer hij een telefoontje moet doen bij ziekte. Voorheen zetten we al deze belangrijke data zelf in onze agenda’s.”

Korte lijnen, informeel contact

Het werkt slimmer en fijner is de conclusie van Manon. Daarbij is zij erg te spreken over de samenwerking met Ramon. “Hij begrijpt waar ik mee bezig ben en dat is prettig. Bovendien zijn de lijnen kort en informeel. Het was even omschakelen, maar het brengt uiteindelijk heel veel.”

Consultant Sigma Online Ramon van Eijzeren over de samenwerking

“Het mooie van de samenwerking met Dumaco is dat zij echt willen vernieuwen. Met Sigma Online bieden we heel veel mogelijkheden. Het is fijn dat ik daarover kan sparren met Manon. Ik geef haar tips en advies, maar andersom deelt Manon ook haar ervaringen met mij. Manon heeft ook Hubbae, onze zelf ontwikkelde tool, omarmd. Je kunt daarmee de indiensttreding van nieuwe medewerkers sterk vereenvoudigen. Bovendien is het via Hubbae mogelijk om omroepkrachten, die 12 maanden in dienst zijn, digitaal het aanbod te doen voor een vaste arbeidsomvang. De oproepkracht kan het aanbod aanvaarden of afwijzen en het document digitaal ondertekenen. ”

Ramon van Eijzeren is consultant Sigma Online. “In mijn rol help ik onze klanten een volgende stap te maken in het digitaliseren en professionaliseren van de salaris- en personeelsadministratie.”

Salarisadministratie

Maandelijks verzorgt Sigma Personeelsdiensten de salarisverwerking voor Dumaco. “Dumaco geeft daarvoor alle mutaties door en deze worden door ons verwerkt. Wij zorgen er vervolgens voor dat de salarisstroken klaarstaan en de betalingen gedaan kunnen worden. Verder kan Dumaco natuurlijk op ons terugvallen voor vraagstukken op het gebied van de personeel- en salarisadministratie.” Ramon vertelt dat Dumaco werkt met Sigma HRM Online. Dit betekent dat bijvoorbeeld verlofaanvragen en declaraties digitaal kunnen worden verwerkt. Ook is het mogelijk om een personeelsdossier bij te houden waarin informatie zoals persoonlijke documenten, beoordelingen, opleidingen en verstrekkingen van elke medewerker wordt vastgelegd en bewaard. “En natuurlijk kun je allerhande managementrapportages genereren op het gebied van personeel en salarissen.”

Hubbae vereenvoudigt workflows

Interessant is de tool Hubbae. Deze is door Sigma zelf ontwikkeld en wordt kosteloos aangeboden aan klanten. “Binnen Hubbae hebben we drie interessante functies. Ten eerste kun je hiermee het complete onboarding-proces vereenvoudigen en versnellen. Manon hoeft alleen de naam en het e-mailadres in te vullen en de nieuwe medewerker kan via een link alle relevante informatie invullen of uploaden. Vervolgens vult de werkgever de informatie aan met de gegevens over het dienstverband. Daarmee is direct alles klaar voor verloning. Ten tweede kun je met Hubbae signaleren dat je eventuele oproepkrachten tijdig een aanbod doet voor een vast aantal uren. Dat is belangrijk, want wie verzuimt dit te doen, moet er rekening mee houden dat een oproepkracht hier later alsnog aanspraak op kan maken. Hubbae genereert automatisch een aanbod voor een oproepkracht op basis van het gemiddelde aantal gewerkte uren. Het accepteren of weigeren van het aanbod én alle relevante correspondentie wordt vastgelegd in een logboek, waarop je later kunt terugvallen.” Als laatste is het automatisch signaleren en opvolgen van de no-risk polis en het loonkostenvoordeel een pluspunt. De werkgever krijgt hierdoor waar nodig een melding als er gebruikgemaakt kan worden van financiële tegemoetkomingen.

Regelmatig contact

Ramon is enthousiast over de manier waarop Manon alle mogelijkheden van Sigma HRM Online omarmt. “Dumaco wil echt vernieuwen en wij kunnen dat bieden. Manon staat altijd open voor verbetering en daarin herken ik ook onze eigen instelling. We hebben regelmatig contact. Ik praat Manon bij over de online mogelijkheden en nieuwe ontwikkelingen. Op haar beurt vertelt Manon hoe zij het gebruik ervaart en wat er mogelijk verbeterd of aangepast moet worden. Het werkt echt twee kanten op.”

Ook samenwerken met Sigma?

Samenwerken met Sigma betekent dat we je ondersteunen bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van alle zaken op het gebied van salaris- en personeelsadministratie. Daarbij combineren we de voordelen van digitalisering met de kracht van persoonlijk advies. Zo maken we het verschil. Benieuwd wat we voor jou en jouw organisatie kunnen betekenen? Lees meer over onze salarisadministratie dienstverlening of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en (online) demo!